A gestão de processos permite planejar, modelar, controlar e otimizar a execução das atividades de uma empresa. Essas etapas, que são fundamentais para evoluir e alcançar a melhoria contínua em seu negócio.
Quais são as vantagens?
- Identificar pontos críticos (decisivos)
- Eliminar retrabalhos
- Mapear os processos e classificar quais as áreas que estão situados
- Monitorar processos através de indicadores de desempenho
- Agilizar as atividades
- Economizar
- Construir repositório de conhecimento da empresa
- Eliminar gargalos (componente que limita e cria entraves para a capacidade de um sistema)
Sem conhecer amplamente os processos de rotina de uma empresa, não há possibilidade de implantar melhorias evolutivas de forma organizada.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos busca otimizar tanto os processos de maneira individual, como coletiva. Funciona de modo a repensar a arquitetura, o mapeamento, a padronização, a modelagem, a transformação e o controle dos processos.
E claro, a gestão de processos funciona de uma maneira diferente para cada empresa.
Existem organizações que, inclusive, apostam na terceirização de atividades.
Mas, em geral, a gestão de processos é uma iniciativa interna, modulada para cada tipo de negócio — de acordo com seu potencial produtivo, suas demandas e peculiaridades.
É aqui, inclusive, que entram disciplinas de gestão, como o Business Process Optimization.
Porém, no caso da gestão de processos “convencional”, é possível apontar seu funcionamento através de uma série de etapas que visam a melhoria contínua.
Desse modo, é possível aplicá-los não apenas uma vez, mas estabelecê-los como parte da cultura organizacional, conseguindo melhores resultados de maneira contínua.
Gerenciamento de Processos
1 – Planejamento
Deve-se definir quais atividades permitem alcançar as metas e os objetivos da corporação.
Também é preciso identificar quais são os pontos, dentro dos processos, que estão gerando falhas e gargalos que prejudicam o crescimento da empresa.
2 – Modelagem
Aproveitar melhor o tempo disponível é, por si só, uma maneira de economizar. Mas a gestão de processos procura oportunidades de reduzir custos em frentes diversas.
3 – Execução
Nessa etapa é executado o novo processo na prática. É uma etapa operacional que vai utilizar, e talvez transformar, recursos, tecnologia e equipamentos.
O gestor utilizará sua experiência e conhecimento técnico para executar o processo.
4 – Controle
Após a execução do processo remodelado é necessário gerar feedbacks e informações sobre ele. É preciso utilizar métodos, indicadores e estatísticas para poder obter dados e controlar amplamente as etapas do novo processo.
5 – Otimização
Após a realização de todos esses passos, é possível identificar se há algo para ser aprimorado. Quando se controla os processos estamos sempre em contato com o que pode ser melhorado. Assim, as etapas são um ciclo, cria-se novas ideias de aprimoramento e realiza-se novamente essas etapas da gestão de processos.
O que é BPM?
O BPM trata-se da forma que uma organização cria, gerencia e analisa os processos previsíveis que compõem o núcleo de seu negócio. O objetivo do BPM é entender todos os processos que compõem a cadeia produtiva de um negócio, identificando oportunidades de melhoria.
Através do BPM, é possível observar os processos e seus detalhes de duas perspectivas: isolados e em conjunto.
Trata-se de uma abordagem sistemática, que não apenas enriquece o entendimento acerca da operação da empresa, mas ajuda os gestores a encontrarem os atalhos para sua otimização.
Tudo isso enquanto reduz custos, mantém (ou mesmo melhora!) a qualidade das entregas e aumenta a disciplina de produção interna.
Com o BPM, é possível que uma empresa encontre clareza quanto à direção estratégica que deve seguir.
Por que investir em um software para a gestão de processos?
A gestão de processos não é um esforço único de melhoria — como um projeto com começo, meio e fim —, mas sim uma força organizacional contínua.
Para que o nível de qualidade se mantenha, bem como seu entendimento de tudo que compõe os processos internos, e continue monitorando resultados, é preciso usar o melhor da tecnologia.
E isso você consegue com uma plataforma própria para gestão de processos e BPM, capaz de oferecer todos os recursos necessários para que você controle as operações e integre todos os dados necessários.
Conclusão
A gestão de processos já não é uma mera possibilidade, mas um passo necessário para o crescimento e, principalmente, consolidação de negócios.
Com ajuda da tecnologia, é possível mergulhar nos seus fluxos de trabalho, redesenhar e modelar seus processos e ajustá-los às demandas de um mercado cada vez mais exigente e volátil.
Porém, muito além de conhecimento teórico, é preciso de uma solução que capacite seu time,
automatize tarefas e torne sua gestão mais simples.
Para isso, você já sabe: a Bilgi é a melhor escolha!