Com a finalidade de visualizar as etapas de trabalho, o fluxo é desenhado em um processo. Mas, quais informações devem conter neste processo?
Ele deve comunicar quem, o quê, onde, quando e o como de um processo. Para isso, dentro da organização, devem existir, além do mapeamento de processos informações de apoio, como instruções de trabalho, relatórios, indicadores e procedimentos.
Quem é o dono do processo?
O responsável por analisar e melhorar o processo.
Quem é o principal cliente do processo?
Pode ser o diretor, CEO, ou gerente da organização.
Como o processo será medido e monitorado?
O que medir em um processo?
Essa informação virá através do sistema de gestão da organização. Deve-se avaliar se o processo é cabível a partir do objetivo estratégico da organização.
Desta forma iremos obter os resultados que alimentam os indicadores.
Qual o objetivo do processo?
O processo tem por objetivo o propósito da entrega, ou seja, este processo pode ter como produto um relatório, um documento, um formulário, porém, o objetivo é o resultado obtido através do que este produto irá gerar.
Neste momento precisamos nos atentar aos resultados através dos indicadores e ao cliente do processo.
Qualifica a tomada de decisões
Como implica no monitoramento de métricas e indicadores, a gestão de processos colabora para uma cultura organizacional na qual as decisões são tomadas com base em dados.
Qual é a sequência de atividades necessárias para chegar ao objetivo?
Um fluxo deve comunicar quem, o que, onde, quando e como de um processo, e todas as informações de apoio que forem cabíveis e necessárias. Aqui, você literalmente desenha como as ações acontecem, tudo deve ser descrito com clareza nas interações de atividades e em como elas fluem..
Normas e políticas do processo
As normas e políticas do processo podem ser regulatórias ou da própria empresa. Estas informações devem estar contidas dentro de um mapa de processo e compreendida pelo proprietário do processo. Assim, será garantida a conformidade das atividades e o compliance.
Conclusão
Conforme você vai amadurecendo sua gestão de processo, novas informações poderão ser agregadas, e as melhorias deverão sempre existir.
É importante, observar, analisar e definir cada etapa, para que o negócio tenha uma base sólida capaz de fazer com que a empresa obtenha sempre bons resultados.